Pienet projektit – pahin päänsärky

Usein pienet asiat synnyttävät suurimmat haasteet ja näin käy usein myös pienten projektien kanssa.

Projektin suhteellinen pienuus voi helposti erehdyttää asioiden aliarviointiin ja ottamaan asioita itsestäänselvyyksinä. Usein ongelmaksi muodostuu – yllättäen – että koetetaan saada aikaan liian paljon ja liian nopeasti. Pienistä puroista syntyy suuri virta ja ongelmat kertaantuvat useiden rinnakkaisten pienten projektien yhteydessä.

Pieni projekti täyttää kaikki projektin tunnusmerkit: se on tilapäinen ja aikarajattu, sillä on määrätty lopputulos ja sen toteuttajat ovat tiedossa. Pienessä projektissa toteuttajia on vähän, budjetti on pieni, prioriteetti saattaa olla matala ja tavoitteena on ehkä nopea suoritus. Tyypillisesti pienen projektin toteuttajia kuormittavat samaan aikaan myös muut hankkeet.

Pienen projektin ongelmat liittyvät tyypillisesti toteutuksen suunnitteluun ja työmäärien arviointiin, toteutuksen seurantaan, muutoshallintaan, viestintään sekä resurssien hallintaan. Nämä ongelmat näkyvät uudelleensuunnittelun tarpeena, asetettujen aikataulu- ja kustannustavoitteiden pettämisenä sekä resurssien ylikuormittumisena.

Siispä organisaation on syytä miettiä yhtenäinen malli pienten projektien hallintaan siinä missä suurtenkin:

  • Muodosta rakenne pienten projektien hallintaan vakioimalla käytetyt dokumenttipohjat. Tällöin varmistetaan, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioitua.
  • Vakioi toimintamalli pienille projekteille. Tällä luodaan yhtenäinen tapa toimia ja edellytykset ketterälle ja nopealle toteutukselle.
  • Suunnittele tekeminen tarkoituksenmukaisella tarkkuudella. Hyvä sääntö on, että suunnittelu viedään sellaiselle tasolle, että tehtävien sisältö, työmäärät ja riippuvuudet voidaan luotettavasti määrittää ja työmäärien toteutumista voidaan seurata.
  • Luo edellytykset tekemisen priorisoinnille. Projekteja on käynnissä lukuisia samanaikaisesti. Ylikuormitus- ja muutostilanteissa tulee olla käytettävissä riittävät tiedot projektien kriittisyydestä, jotta resurssien kohdistaminen on optimaalista. Näkyvyys käynnissä olevaan ja suunniteltuun tekemiseen on tärkeää.
  • Viestitä uutterasti tapahtumista projektien ylitse. Näin varmistat, että päättyvistä projekteista ja tehtävistä vapautuvat resurssit siirtyvät alkavien tehtävien pariin sujuvasti ja resurssien käyttö on tehokasta.

Käytännön kokemus on, että kaikki organisaation toteuttamat projektit kannattaa luokitella organisaatiolle sopivilla kriteereillä pieniin (Small), tavanomaisiin (Ordinary) ja suuriin (Large) projekteihin (SOL!). Kullekin projektiluokalle on erikseen kuvatut rakenteet ja menettelytavat.

Kokonaistilanteen hallinta edellyttää tietojärjestelmää, jossa hallitaan organisaation kaikki projektit koosta riippumatta. Pienten projektien kohdalla tietojen ajantasaisuus, kustannus- ja kuormitustarkastelut projektien ylitse ja erilaiset mittarit ongelmaprojektien esiin nostamiseksi sekä tekemisen priorisointiin ovat järjestelmän keskeisiä ominaisuuksia. Joustavia ja eri mittakaavan projekteihin soveltuvia järjestelmiä on useita – annamme näistä mielellämme lisätietoja!

Mainokset

Yksi ajatus artikkelista “Pienet projektit – pahin päänsärky”

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s