Exceleitä, powerpointteja ja muita projektinhallintahäkkyröitä

Harva se viikko näkee edelleen organisaatioissa itse kyhättyjä projektinhallintavirityksiä: aikataulusuunnittelua, budjetointia ja resurssien suunnittelua/varausta Exceleissä ja erilaisia systeemejä, joiden kautta saadaan toteumatietoa tuotua näihin samoihin Exceleihin. On kauniita aikataulukuvia PowerPointissa. On projektisalkkuja, joissa valot vilkkuvat ja käppyrät kurvaavat. Sitten on organisaatioita, joilla on asialliset työkalut olemassa, mutta niitä ei käytetä, vaan kukin käyttää projektissaan, mitä käyttää. Meininki on kuin Villissä Lännessä.

Välillä ei voi kuin ihailla Excelin upeutta ja ihmisten luovuutta – ratkaisut ovat niin hienoja ja uniikkeja. Jotain on silti pielessä. Kuinka paljon aikaa ja työtä ovat viritykset vaatineet? Mikä on viritysten käytettävyys muissa projekteissa/organisaation yksiköissä? Millainen työmäärä menee tiedon ylläpitämiseen eri taulukoissa ja tiedon raportointiin eteenpäin? Mikä on tiedon luotettavuus ja kuinka hyvin oikeasti tiedetään, missä ollaan projekteissa menossa?

Jonain päivänä organisaation johto on sitä mieltä, että olisi hyvä saada selkeä kuva siitä, mitä projekteja on tulossa, mitä on käynnissä sekä missä projekteissa asiantuntijat ovat kiinni milloinkin, ja millaisella työkuormalla. Koska voidaan toteuttaa isompi asiakastoimitus? Onko projektissa tehty ne työt, jotka tähän päivään mennessä piti olla tehtynä? Paljonko käytimme rahaa ja aikaa edelliseen samankaltaiseen projektiin? Paljonko rahaa on suunniteltu käytettävän liiketoiminnan eri painopistealueiden projekteihin ja mikä on niiden tilanne tällä hetkellä?

Nyt alkaa jo hiki helmeillä otsassa – varsinkin, kun tämä tieto tarvitaan nopeasti.

Kaupallisen projektinhallintajärjestelmän etu on, että sen avulla tällaisiin kysymyksiin saadaan melko helposti melko luotettava vastaus – yleensä tuo melko hyvä onkin riittävän hyvä. Jotta kaupallisesta järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti, se edellyttää kaikilta käyttäjiltä, että järjestelmään päivitetään tiedot riittävän säännöllisesti ja tarkasti. Tarvitaan myös yhtenäinen toimintatapa ja organisaatio, joka on sitoutunut yhteisten toimintatapojen noudattamiseen.

Miten organisaatiolle saadaan myytyä ajatus, että yhteistä projektinhallinta-järjestelmää kannattaa käyttää? Ja miten onnistua järjestelmän käyttöönotossa?

• Yrityksen johdossa pitää olla vahva ja näkyvä sponsori.
• On ymmärrettävä projektiympäristö, johon järjestelmä tulee käyttöön sekä oltava selvillä käyttäjien tarpeista ja vaatimuksista. Käyttäjien pitää olla mukana järjestelmän valinnassa.
• Järjestelmän käytöllä saavutettavat hyödyt pitää kommunikoida selkeästi kaikille organisaation käyttäjäryhmille, sillä yleensä toimintatavat muuttuvat ja suoraviivaistuvat järjestelmän hankinnan myötä. Myös organisaation näkymä potentiaalisiin ongelmiin paranee ja reagointikyky nopeutuu.
• Käyttäjien pitää ymmärtää, mihin tarkoitukseen heidän päivittämiään tietoja käytetään. On ymmärrettävä, että tietoa käytetään päätöksen teossa organisaation johdossa.
• Järjestelmän pitää olla mahdollisimman helppokäyttöinen, käyttötavan yksinkertainen ja käyttöön selkeät ohjeet.
• Vaiheista käyttöönotto niin, ettei käyttäjien tarvitse omaksua suurta muutosta kerralla.
• Kouluta loppukäyttäjät kunnolla. Tarjoa koulutusta eri muodoissa.
• Hyvä loppukäyttäjien tuki on tärkeä erityisesti käyttöönottovaiheessa.
• Valmenna ohjausryhmissä toimivat henkilöt vaatimaan projektipäälliköiltä uusien toimintatapojen noudattamista, järjestelmän käyttöä ja sen tuottamia raportteja.
• Seuraa säännöllisesti ja pitkäjänteisesti, että järjestelmän tietoja todella päivitetään. Toimita tarvittaessa lisätukea järjestelmän käyttöön. Jaa tunnustusta hyville käyttäjille. Tarvittaessa käytä porkkanaa ja keppiä.

Voimme auttaa organisaatiosi eroon Exceleistä ja onnistumaan projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Vielä ehdit ilmoittautua 3.9.2015 alkavaan MS Project 2013 – opintopiiriin!

5 globaalia trendiä projektitoiminnan kannalta

Oletko jo luopunut sähköpostin käytöstä projektissasi tarpeettomana ja avointa kommunikointia haittaavana välineenä?

Alla on viisi viimeaikojen globaalia trendiä ja esimerkkejä niiden tuomista mahdollisuuksista projektitoiminnan alueella.

1. Sosiaalisen median tekniikat
   Sosiaalisen median tekniikoiden käyttö on laajentunut henkilöiltä yrityksiin ja sitä kautta projekteihin. Keinoja ja välineitä on lukusia, esimerkkinä yhteisöpalvelut (Facebook jne.), mikroblogit (Twitter jne.), blogit (WordPress jne.), Wiki-sivut, mediapalvelut (Youtube jne.) ja yhteistyöpalvelut (Yammer jne.). Yhteisöllisyys ja siihen liittyvät tekniikat tukevat sovittujen toimintatapojen noudattamista, varmistavat oleellisen tiedon jakamisen ja saavutettavuuden sekä käytettävissä olevan tiedon tehokkaan hyödyntämisen.
2. Liikkuvuus
   Pois aikaan ja paikkaan sidonnaisuudesta. Skype, Lync, Whatsapp ym. pikaviestimet luovat mahdollisuuden olla yhteydessä projektitiimin jäseniin reaaliaikaisesti. Toiminnan läpinäkyvyyden ohella reaaliaikaisuus mahdollistaa nopean reagoinnin mm. ongelmatilanteissa sekä oikeiden henkilöiden tavoittamisen päätöksentekoa varten.
3. Verkostoituminen
   Projekti on erilaisista toimijoista muodostettu kokonaisuus. Se on enemmän kuin osiensa summa, kun valinta on kohdistunut tarkoituksenmukaisesti oikeisiin toimijoihin, joilla on käytössään projektin kannalta oikeaa osaamista. Työn ei pidä odottaa tekijäänsä tai päinvastoin. Avainasia on toimivalla yhteistyöverkostolla varmistaa oikea-aikaisesti tarkoituksenmukaista osaamista projektin käyttöön. Kaikkea tätä edesauttaa toiminnan läpinäkyvyys, avoimuus ja projektia hyödyttävien toimijoiden tunnistaminen.
4. Rajoja ylittävä yhteistyö
   Osaaminen on rajoja ylittävä voimavara. Muodollisen tilaaja-toimittajamallin tilalle on tarjolla ketteryyttä, välittömyyttä ja erilaisista henkilöistä, kulttuureista ja ympäristöistä kumpuavien näkemysten ja hiljaisen tiedon hyödyntämistä, palautteen antoa ja saamista sekä aidosti yhteiseen tavoitteeseen toimimista.
5. Pilvipalvelut
   Erillisten teknologioiden rinnalle on nousemassa kokonaisratkaisuita, jotka mahdollistavat edellä mainittujen neljän muun päätrendin liittämisen läpinäkyvästi yhteen toimintoon. Pilvipalveluille on luonteenomaista nopea käyttöönotto, kustannustehokkuus ja tarvittaessa myös tilapäisyys. Globaalia projektia varten on mahdollista hankkia kaikki perinteisen IT-organisaation ylläpitämät järjestelmät pilvipalveluna, joka on saavutettavissa eripuolilta maailmaa ja erilaisilla päätelaitteilla, mutta hallittavissa keskitetysti. Samaiset rakenteet ovat yhtä helposti myös purettavissa joko kokonaan tai osittain hankkeen päättyessä.

Projektinhallintaa pilvessä

Projektipomo veti taannoin tietojärjestelmäprojektin, johon osallistui ihmisiä useista organisaatioista. Projektin omistavan organisaation lisäksi mukana oli henkilöitä ratkaisun toimittavasta yrityksestä ja muilta yhteistyökumppaneilta. Projektitiimi oli kansainvälinen: Osallistujat edustivat viittä maanosaa ja tekivät töitä eri aikavyöhykkeillä.

Projektia käynnistettäessä oli selvää, että yksi projektin menestyksen avaimista tulisi olemaan tehokas viestintä ja tiedon jakaminen sekä projektitiimin sisällä että ulkoisten tahojen kanssa. Asian ratkaisemiseksi projektille perustettiin intranetissä projektisivusto, joka toimi projektitiimin yhteisenä virtuaalisena työtilana. Työtilaan koottiin projektin organisaatiokaavio yhteystietoineen, aikataulusuunnitelmat, työkokonaisuuksien kuvaukset, raportit, tehtävälistat, tekninen dokumentaatio, ynnä muuta tarpeellista.

Projektin työtila helpotti projektipomon tehtävää projektin ohjaamisessa ja seurannassa. Työtilaan oli julkaistu projektin aikataulu, josta projektin jäsenet saattoivat nähdä sekä omat tehtävänsä, että projektin aikataulun kokonaisuudessaan. Projektin jäsenten vastuulla oli päivittää työtilaan omien tehtäviensä edistyminen viikoittain ennen projektin viikkokokousta.

Käytännön haasteeksi yhteisen työtilan hyödyntämisessä osoittautui se, että toimittajan ja yhteistyökumppanien henkilöt eivät päässeet työtilaan ilman omistavan organisaation käyttäjätunnusta ja VPN-yhteyttä organisaation verkkoon. Organisaatiolla ei ollut käytössään keinoja intranetissä olevan projektisivuston julkaisemiseksi suoraan yhteistyökumppaneille. Tietoturvan ja viestinnän tarpeet olivat ristiriidassa keskenään, ja tietoturva voitti.

Nykyisin on tarjolla pilvipalveluratkaisuja, joissa yllä kuvatun kaltaisia projektisivustoja voidaan perustaa ja jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa ilman VPN-yhdyskäytäviä ja kalliita ylläpitokustannuksia. Verkosta palveluna ostettu projektisivusto on hyvä väline yllä kuvatun kaltaisten projektien tueksi. Projektisivuille voi kutsua niin oman organisaation henkilöt kuin projektissa mukana olevat ulkopuolisetkin. Projektisivuston käyttöoikeudet voi määritellä ja rajata projektiorganisaation tarpeiden ja tietoturvavaatimusten mukaisesti.

Pilvestä hankittu projektinhallinnan järjestelmä ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Jos projektinhallinnanjärjestelmä on tarpeen integroida vaikkapa taloushallinnon järjestelmään, voi järjestelmäintegraatio olla viisainta toteuttaa talon sisäisten järjestelmien välillä. Oman järjestelmän raportointimahdollisuudet ovat monipuolisemmat, koska tietokantaan voi tehdä suoria kyselyjä. Joskus myös projektissa käsiteltävä tieto on niin luottamuksellista, ettei sitä haluta jakaa verkossa. Tällöin organisaation sisäinen järjestelmä on edelleen paras ratkaisu.

Oman ja pilvestä palveluna hankitun järjestelmän välimuotokin on mahdollinen. Verkosta voi ostaa palvelinkapasiteettia, ja jättää palvelinten hallinnan palveluntarjoajan hoidettavaksi. Sovellusten ylläpidon ja hallinnan voi tässä mallissa pitää oman organisaation tehtävänä.

Pilvipalvelut ovat tuoneet uusia, kiinnostavia mahdollisuuksia projektityön ja viestinnän tehokkaaseen hoitamiseen monenvälisissä projekteissa. Projektipomo suosittelee omien projektinhallinnan tarpeiden kartoittamista ja tarjolla olevien mahdollisuuksien selvittämistä yhdessä kokeneen asiantuntijan kanssa.