Työkuormien hallinta tiimissä

Tiimin tai osaston työkuormien hallinta on yksi lähiesimiehen perustehtävistä. Asian tekee monimutkaiseksi se, että tiimin jäsenet työskentelevät normaalisti useissa rinnakkaisissa hankkeissa ja näillä hankkeilla/tehtävillä on erilaisia prioriteetteja. Tiimin jäseniä kuormittavat lisäksi muut kuin hankkeisiin liittyvät tehtävät.

Eteenpäin katsovan suunnittelutyön ohella lähiesimiehen tulee seurata toteutuneita työkuormia suhteessa suunnitelmiin ja varmistaa näin tiimin jäsenten optimaalinen käyttö hankkeissa. Merkittävää on, että lähiesimies ei voi ulkoistaa työkuormien hallintaa kokonaan projektipäälliköille. Sen sijaan sovitut toimintamallit, toimiva yhteistyö ja läpinäkyvä kommunikaatio varmistavat onnistumisen ja toimivan muutoshallinnan.

Alla kymmenen käytännön neuvoa lähiesimiehelle tiimin työkuormien hallintaan:

  1. Ylläpidä listaa tiimisi jäsenten tehtävistä ja suunnitelluista työkuormista eri hankkeissa.
  2. Ylläpidä tehtävälistassa myös muut kuin hankkeisiin liittyvät tehtävät: lomat, sovitut koulutukset jne.
  3. Varmista, että listatuilla tehtävillä on realistiset tavoitealkamis- ja -päättymispäivät.
  4. Huolehdi siitä, että tehtävät on jaettu riittävän pieniin osiin. Tällöin seuranta on helpompaa ja kynnys tehtävän aloittamiseen laskee.
  5. Varmista, että tehtävien väliset riippuvuudet ovat tekijöillä tiedossa, jotta toisistaan riippuvat tehtävät saadaan suoritettua tehokkaasti.
  6. Varmista, että on olemassa yhtenäinen käytäntö, jossa tehtävistä ylläpidetään yksinkertaista tilannetietoa (aloittamatta, aloitettu, valmis, tunteja jäljellä jne.).
  7. Varmista tehtävien päättyminen suunnitelmien mukaan ja huomioi erityisesti toisistaan riippuvat tehtävät. Reagoi poikkeamiin välittömästi.
  8. Viestitä säännöllisesti valmistuvista tehtävistä ja seuraavaksi alkavista, jotta tiimin kokonaistilanne on kaikilla tiedossa ja seuraavat työt voidaan ottaa tehokkaasti työn alle.
  9. Rohkaise avoimeen keskusteluun ja muodosta käytäntö, joka tuo tiimiläisille mahdollisuuden ennakoida ja viestiä ylikuormitustilanteet.
  10. Huomioi onnistumiset, kannusta, palkitse hyvästä kehityksestä ja saavutuksista. Kokemuksen ja tietotaidon ohella motivaatio on keskeinen tekijä henkilön hyvässä suoriutumisessa!

Työkuormien hallintaan on ohjelmistoratkaisuja, joissa tiiminvetäjä näkee tiiminsä tilanteen yhdellä silmäyksellä ja joissa tiimin jäsenillä on näkyvyys heille kohdistettuihin tehtäviin ja suunniteltuihin työkuormiin. Ohjelmistoissa on tyypillisesti integroituna myös toteutuneiden työtuntien ja tilannetiedon keruu seurantaa varten, jolla varmistetaan tehokas ja tavoitteellinen toiminta projekteissa.

Mainokset

Menestystekijä: Osaamisen tasapainoinen kehittäminen

Kokemus ja haastavat hommat
Projektipäällikön käsikirjassa opastetaan projektipäällikköä hankkimaan projektiinsa parhaat osaajat. Parhaat projektipäälliköt ovat verkostoituneet hyvin, tuntevat osaajat ja ymmärtävät sitouttaa parhaat tekijät omiin projekteihinsa. Hyvien ja kokeneiden asiantuntijoiden avulla kokeneiden projektipäälliköiden on helppo onnistua projekteissa. Menestyvät projektipäälliköt myös palkitaan jatkossakin mielenkiintoisilla ja haastavilla projekteilla, joihin on helppo saada hyviä resursseja.

Parhaat ja osaavimmat tekijät eivät kuitenkaan ole aina olleet sellaisia. Haastavien projektien, mielenkiintoisten tehtävien, ahkeruuden, sinnikkyyden ja hirmuisen työmäärän johdosta heistä on kehittynyt sellaisia. Parhailla osaajilla on kuitenkin yleensä yksi puute: he ovat kiireisiä. Kaikki projektipäälliköt suorastaan kilpailevat saadakseen heidät osallistumaan juuri omaan projektiinsa.

Kokemattomuus ja kakkosvitja
Kokemattomat projektipäälliköt eivät vielä hallitse kaikkia projektiryhmän valinnan ja sitouttamisen niksejä eikä heille myöskään anneta haastavimpia ja mielenkiintoisimpia projekteja. Tämä saattaakin johtaa siihen, että he joutuvat suoriutumaan kokemattomampien kakkosvitjan pelureiden kanssa. Silloin onnistuminen projektissa onkin heti haastavampaa.

Kokemattomat asiantuntijat ovat ehkä vasta palkattuja tai eivät ole vielä ehtineet osallistua haastaviin projekteihin eivätkä ole kulkeneet sitä pitkää polkua, joka kokeneilla asiantuntijoilla on jo takana. Kokemattomia asiantuntijoita ei välttämättä haluta haasteellisiin projekteihin. Kokemattomilla on siis vähemmän töitä ja sitä kautta myös heidän oppimisensa on hitaampaa.

Osaajat edelleen oppivat lisää ja heistä tulee aina vain parempia osaajia. Työmäärä heillä vain kasvaa. Kokemattomien työkuorma on kevyt, eivätkä he pääse työn kautta oppimaan kuten kokeneet osaajat.

Tasapainon löytäminen
Näyttäisi siis siltä, että vahvasti projektipäällikkövetoinen resurssihallinta johtaa osaamisen polarisoitumiseen: kokeneista tulee yhä osaavampia, kun taas kokemattomammat jäävät tekemisen, oppimisen ja kehittymisen ulkopuolelle. Organisaation resurssikäyttö ei kokonaisuuden tasolla optimoidu, jos osaavimmat ja kokeneimmat projektipäälliköt saavat edun resursoinnissa.

Tasapainottava tekijä

Tarvitaan tasapainottava tekijä. Olen aiemmissa blogikirjoituksissa kuvannut, kuinka linjaorganisaation esimiesten tulee osallistua osaamisen hallintaan ja projektien resursointiin. Vanha sanonta: ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta” pitää saada toimimaan niin, että molemmilla rooleilla – projektipäälliköllä ja resurssiesimiehellä – on oma tehtävänsä projektien resurssien hallinnassa.

Uusia toimintoja Project Online -resurssihallintaan

Microsoft laajentaa resurssihallinnan toimintoja Project Online -ympäristössä ja seuraavassa Project Server 2016 versiossa. Project Onlineen uudistukset tulevat saataville jo syyskuussa.

Uusi projektitason resurssivarausprosessi vahvistaa resurssiesimiesten roolia resurssihallinnassa. Se mahdollistaa resurssisuunnittelun suoraan projektitasolla. Enää ei välttämättä tarvita tehtävätason aikatauluja, jos halutaan toteuttaa projektitasoista kapasiteettisuunnittelua. Resurssiesimiehet saavat näkymän, jossa voivat suunnitella henkilöiden osallistumisen eri projekteihin. Lämpökarttanäkymän avulla resurssiesimiehet hahmottavat helposti, ketkä ovat ylikuormitettuja ja keillä on vielä kapasiteettia osallistua projekteihin.

Uudet toiminnot täydentävät Project Onlinen ja Project Server -järjestelmien resurssihallinnan kattamaan paremmin organisaationlaajuisen resurssihallinnan tarpeet.

1 Resurssien hallinnan roolit

Tärkeimmät resurssien hallintaan osallistuvat roolit voidaan nimetä ja kuvata seuraavasti:

  1. Resurssiesimies on linjaorganisaation esimies tai pysyvän tiimin vetäjä. Hän ”omistaa” henkilöresursseja ja vastaa toisaalta, että resurssit ovat tehokkaassa käytössä, ja toisaalta, että resursseja on riittävästi saatavilla. Hänen vastuullaan on myös oman organisaatioyksikkönsä asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen.
  2. Projektipäällikkö hallinnoi työtä. Hallinnoitava työkokonaisuus voi olla projekti tai se voi olla muulla tavalla jäsennetty, keskitetysti hallinnoitu työkokonaisuus. Järjestelmässä projektipäällikön tehtävänä on hallinnoida laajemman työkokonaisuuden työn suunnittelua, aikataulutusta ja seurantaa. Osana työn suunnittelua hän myös arvioi työkokonaisuuden työmäärää ja osaamistarvetta. Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta ja delegoi pienemmiksi ositetut tehtävät projektiryhmän jäsenille.
  3. Asiantuntija osallistuu yhdessä tai useammassa roolissa mahdollisesti useiden samanaikaistenkin työkokonaisuuksien tehtävien toteuttamiseen. Hänellä on tarve nähdä helposti eri projekteista ja muista lähteistä hänelle kiinnitetyt tehtävät ja muut toimeksiannot.

Resurssihallinnan prosessit Microsoft Project Serverissä

Project Server tarjoaa karkeasti seuraavat kolme resurssihallinnan prosessia:

  1. Projektitason resurssivarausprosessi: Projektipäällikön ja resurssiesimiehen välinen projektitasoinen resurssivarausprosessi, jonka tuloksena projektipäällikkö saa lupauksen, että projektiryhmään kiinnitetyt henkilöt ovat hänen käytettävissään määrätyn ajan ja määrätyllä kapasiteetilla. Vastaavasti resurssiesimies voi järjestelmän avulla pitää kirjaa siitä, mihin projekteihin ja töihin hän on alaisiaan luvannut ja milloin he vapautuvat. Prosessiin voivat osallistua sekä projektipäällikkö tekemällä resurssipyyntöjä ja resurssiesimies muokkaamalla ja hyväksymällä resurssipyyntöjä. Vaihtoehtoisesti prosessia voidaan yksinkertaistaa niin, että resurssiesimies kirjaa järjestelmään resurssikiinnitykset projekteille ilman, että projektipäällikön on niitä tarvinnut ensin pyytää.

    Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä
    Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä
  2. Projektin tehtävätason resurssisuunnittelu: Projektipäälliköt voivat purkaa projektien tai muiden työkokonaisuuksien tekemisen tarkemmiksi tehtäviksi, joille suunnitellaan aikataulu hyödyntäen monipuolisia aikataulutustoiminnallisuuksia. Projektipäällikkö voi kiinnittää projektiryhmän henkilöitä tekemään projektin tehtäviä. Näille tehtävätason kuormituksille voidaan määritellä resurssi, työmäärä ja kuormitusaste. Projektiaikataulu voidaan laatia ja ylläpitää MS Project Professional -ohjelmalla ja Project Serverin selainkäyttöliittymässä (PWA).
  3. Asiantuntijoiden työn valmistumisen raportointi: Tehtäviin kiinnitetyt asiantuntijat voivat katsella ja kirjata tehtävien valmistumista käyttäen Omat tehtävät- ja Tuntikortti -toimintoja. Omat tehtävät -näkymässä asiantuntijat voivat katsella aikataulua ja tietoja tehtävistä, joita heille on kiinnitetty eri projekteista. Asiantuntijat voivat myös raportoida toteutunutta työtä, tehtävien valmiutta sekä jäljellä olevaa työmäärää. Toteutuneiden tuntien kirjaamiseen voidaan käyttää Tuntikortti -toimintoa, joka voi toimia keskitettynä tuntiseurannan välineenä, myös muista tietojärjestelmistä tuoduille kirjauskohteille.

Kaikkia kolmea prosessia ei ole pakko toteuttaa. Näissä prosesseissa on myös joustavuutta niin, että niitä voidaan järjestelmäparametreja muuttamalla muuttaa toimimaan eri tavoin.

Projektin kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektiorganisaatio on matriisi. Yhtä matriisin sivua edustaa linjaorganisaatio, joka luovuttaa resursseja projektille. Toista sivua edustaa projekti, joka kuormittaa henkilöitä projektin vastuilla ja tehtävillä.

Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija Tiina saattaa kuulua linjaorganisaation tuotetiimiin, jossa hänen vastuullaan saattaa olla esimerkiksi tuotteen ylläpitoon liittyviä tehtäviä. Lisäksi hän osallistuu asiakasprojektiin, jossa hänen vastuullaan on toimia vaikkapa arkkitehtisuunnittelun tehtävissä.

Projektipäällikkö ei palkkaa henkilöitä eikä omista projektiryhmän jäseniä. Henkilöt, jotka työskentelevät projekteissa, asuvat oikeasti jossakin linjaorganisaation yksikössä. Linjaesimies luovuttaa henkilöitä projektiryhmiin ja sama henkilö saattaa osallistua usean projektin tekemiseen samaan aikaan. Lisäksi hänellä on tehtäviä ja vastuita linjaorganisaatiossa.

Linjaorganisaation esimiehen vastuulla on huolehtia, että hänen alaisillaan on mielenkiintoisia töitä, että linjaorganisaation työt tulevat tehtyä ja ettei henkilöstöä ylikuormiteta. Jos osaajia tarvitaan lisää, on rekrytointi linjaorganisaation vastuulla.

Projekti tarvitsee erilaisia osaamisia ja henkilöitä hankitaan eri organisaatioyksiköistä. Yleinen sanonta on, että ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta”. Miten tämä neuvottelu käytännössä tehdään?

Organisaatioiden henkilöresurssien hallinnassa voi nähdä kaksi tasoa:

  1. Resurssien varaaminen projekteille (Request-Allocate process tai Engagements management): Linjaesimiestä kiinnostaa miten hänen alaisensa ovat varattuina eri projekteihin ja milloin he vapautuvat seuraavaan projektiin tai muihin töihin. Hän on kiinnostunut siitä, missä roolissa kukin hänen alaisistaan projektissa toimii ja mitä hän siellä tulee oppimaan. Projektipäällikkö taasen tarvitsee lupauksen osaajien saatavuudesta projektin käyttöön.
  2. Resurssien varaaminen tehtäville: Projektipäällikön vastuulla on paloitella projektin työt hallittaviin osiin ja delegoida työt projektiryhmän asiantuntijoiden tehtäviksi. Projektipäällikkö hallitsee projektiryhmän jäsenten töitä viikkotasolla ja luottaa siihen, että resursseja on saatavilla sovitusti. Linjaesimiestä ei välttämättä kiinnosta, mitä yksittäisiä tehtäviä henkilö tekee projektissa.

Kaksitasoisessa mallissa on kaksi roolia: Projektipäällikkö omistaa työn ja linjaesimies omistaa resurssit. Projektipäällikkö joutuu mitä ilmeisimmin suunnittelemaan projektin tehtäviä ja aikataulua osatakseen määritellä täsmällisesti, mitä eri osaamisia projekti tarvitsee, missä mittaluokassa ja milloin. Tätä suunnittelua tehdään usein iteratiivisesti ja yhdessä projektiryhmän asiantuntijoiden kanssa. Vastaavasti linjaesimiehellä pitää olla hyvä ja täsmällinen käsitys oman yksikkönsä henkilöiden osaamisista ja kuormitustilanteesta.

Varsinaisesta resurssien varaamisesta sovitaan kokouksissa ja kahdenkeskisissä keskusteluissa. Kuitenkin on hyödyllistä, jos projekti voi kuvata resurssitarpeensa täsmällisten resurssipyyntöjen avulla: Mitä osaamista? Kuinka paljon? Milloin? Linjaesimies tarvitsee pyyntöihin ja resurssivaraustilanteeseen oman näkymän, joka esittää projektien kuormitukset henkilöittäin.

Tehtävätason resurssisuunnittelu on perinteisesti toteutettu projektinhallintajärjestelmissä, mutta ne tukevat vaihtelevasti projektitasoisten resurssivarausten hallintaa. Esimerkiksi Microsoft Project ja Project Server-tuotteissa linjaesimiehelle on tarjottu lähinnä näkymiä tietoon, mutta aktiivinen osallistuminen resursseista neuvotteluun on puuttunut.

Camako EPM-järjestelmä on jo kauan tukenut sekä projekti- että tehtävätason varausten hallintaa, ja nyt myös Microsoft on tuomassa Project Online ja Project Server-välineisiin resurssipyyntöjen ja projektitasoisen resurssivarauksen prosessia tukevat toiminnot ja näkymät. Projektipäällikkö voi MS Projectissa kuvata millaisia resursseja ja osaamisia projekti tarvitsee ja lähettää nämä resurssipyynnöt linjaesimiesten käsiteltäväksi. Linjaesimiehet voivat muokata pyyntöjä ja hyväksyä niitä. Eli ensi kertaan Project Serverin ja Project Onlinen historiassa tarjotaan myös linjaesimiehille toimintoja projektitason resurssivarausten tekemiseen. Tämä toiminnallisuus laajentaa Microsoftin projektinhallinnan tuotteet koko organisaation resurssihallinnan välineeksi.