Projektin riskien hallintaa

Aiemmissa bloki-kirjoituksissa on sivuttu riskienhallintaa jo muutamaan kertaan. Alla tiivistelmä sekä vinkit riskien vaikuttavuuden arviointiin.

Riskien hallinnan lähtökohta on riskien tunnistaminen, vaikutuksen arviointi sekä päätöksenteko siitä, miten kukin riski käsitellään. Käsittelytapoina ovat riskin välttäminen tai riskin todennäköisyyden ja/tai vaikuttavuuteen pienentäminen. Riski voidaan myös hyväksyä. Tällöin riskin toteutuessa edetään etukäteen suunnitellun vaihtoehdon mukaisesti tai sitten vain kestetään mahdolliset seuraukset.

Riskin peilikuva on mahdollisuus. Nämä saattavat vaikuttavat toteutuessaan merkittävästi hankkeen toteutukseen, joten myös mahdollisuudet on syytä pyrkiä tunnistamaan ja niiden vaikutukset arvioimaan.

Oleellista on, että riskien hallintaan on luotu toimintamalli koko hankkeen elinkaarelle. Tunnistetut riskit kootaan hankeen riskirekisteriin. Kullekin riskille tulee kuvata sovittu käsittelytapa, vastuuhenkilö, tilatieto ja hankkeen kannalta sopivat luokittelutiedot.

Analyysin tueksi on syytä olla esim. luokittelu, jossa tunnistetut riskit eritellään tarkoituksenmukaisiin ryhmiin. Näin esimerkiksi ulkoiset riskit, joihin ei voida vaikuttaa (markkinat, viranomaiset, kumppanit ym.) ja sisäiset riskit, joihin voidaan vaikuttaa (resurssit, organisaatio, saavutettavat kokonaishyödyt ym. ).

Vakiintunut käytäntö on pisteyttää riskirekisterin kukin tapahtuma todennäköisyyden ja vaikuttavuuden mukaan ja laskea näiden pohjalta kullekin riskille indeksiluku.

Huomaa: Vaikuttavuuden arviointia auttaa, jos kunkin riskitapahtuman erittelee sen mukaan, miten se vaikuttaa hankkeen sisältöön, aikatauluun ja/tai kustannuksiin. Ei ole sattumaa, että näistä kolmesta tekijästä muodostuu myös ns. laatukolmio, joka havainnollistaa ko. tekijöiden riippuvuutta toisistaan.

Riskirekisterin yksittäisistä tapahtumista ja näiden merkittävyydestä saadaan tällä tavalla käsitys hankkeen kokonaisriskistä aikataulun, kustannusten ja sisällön suhteen. Tätä kokonaisriskiä eri osa-alueilta tulee peilata organisaation kykyyn kestää ja hyväksyä riskejä kussakin hankkeessa.

Riskien hallintaan liittyy oleellisena osana myös toimivat muutoksenhallinnan käytännöt. Riskirekisterin jatkuva ylläpitäminen ja siinä tapahtuviin muutoksiin reagointi edellyttää hyvin kuvattua ja toimivaa hankkeen muutoksenhallintaa.

Riskirekisterin ylläpitäminen tietojärjestelmässä, joka integroi riskienhallinnan osaksi muuta hankkeen toteutusta takaa pitkäjänteisen toiminnan, tiedon ajantasaisuuden, näkyvyyden ja saavutettavuuden kaikille osapuolille. Ota yhteys, jos haluat tietää enemmän integroidun tietojärjestelmän tuomista eduista ja mahdollisuuksista projektiesi riskien hallintaan.

Ovatko sopivat turvamarginaalit projektin pelastus?

Projektini on myöhässä eivätkä tuotokset synny suunnitellusti. Projektin liikennevalot vilkuttavat keltaista ja punaista. Minulta kysytään epämiellyttäviä kysymyksiä, joihin minulla eikä projektiryhmälläni ole kunnollisia vastauksia. Tarvitaan uusia keinoja, joilla projekti saadaan liikkeelle ja tulokset aikaan.

Miten voin projektipäällikkönä varautua tilanteeseen etukäteen?

1. Toleranssien käyttö. Kun valmistelet ja suunnittelet projektia, laadi toleranssit tai turvamarginaalit (mm. aikataulu, kustannukset, resurssit), joiden puitteissa projektin aikana voidaan liikkua. Toleranssien alittaminen/ylittäminen aiheuttaa aina toimenpiteitä. Mikäli projektille ei ole määritelty toleransseja, projektissa viivytään yleensä turhan kauan tilanteessa, joka ei vie projektia kohti maalia – aikainen reagointi voi vielä pelastaa projektin.
2. Ennakoi. Tee suunnitelma mahdollisista korjaavista toimenpiteistä etukäteen, jolloin tiedetään koko ajan, miten eri tilanteissa tulee toimia, ja näin ollaan valmiina tarvittaessa toimimaan.
3. Pysähdy. Ole valmis pysäyttämään projekti ainakin hetkeksi, mikäli se on projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä. Näin saat rauhan uudelleensuunnittelulle. Lisäksi projektin pysäyttäminen herättää yleensä projektin osapuolet ymmärtämään tilanteen vakavuuden ja ryhdistäytymään.
4. Realistinen suunnitelma. Päivitä projektille realistinen suunnitelma. Pilko, vaiheista, rajaa laajuutta, versioi, keksi keinot, joilla saadaan ulos valmiita tuotoksia mahdollisimman pian. On tärkeää saada projektiryhmälle onnistumisia aikaan ja tärkeää päästä tekemisessä positiiviselle kehälle.
5. Hyvä sponsori. Varmista, että projektilla on aktiivinen ja ajan tasalla oleva sponsori riittävän ylhäällä organisaatiossa, johon on hyvä keskusteluyhteys ja jolla on riittävästi valtaa projektin vaatimiin päätöksiin tarvittaessa.
6. Ole tarkkana projektin laajuuden kanssa. Kasvata projektin laajuutta vasta, kun olet varma, että kykenet toimittamaan tärkeimmät asiat.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Lue myös:
Apua, projektini on kriisissä!
Projektijohtamisen viisi haastetta

Projektin riskienhallinta – turhaa mörköjen maalausta?

Riskienhallintaa pidetään usein negatiivisena ja jopa mörköjen turhana maalailuna. Huomiota menee turhan paljon asioihin, jotka voivat mennä pieleen sen sijaan, että projektiryhmässä keskityttäisiin innokkaasti ja motivoituneesti projektin tuotosten toteuttamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Pitäisi kuitenkin muistaa, että riskienhallinnan avulla pidetään negatiiviset asiat poissa itse projektista ja varmistetaan projektin onnistuminen.

Omissa projekteissani toimiva ratkaisu riskienhallinnan varmistamiseksi on ollut sopivan projektiryhmän jäsenen nimeäminen vastaamaan projektin riskirekisterin ylläpidosta ja riskienhallinnan käytäntöjen toteuttamisesta. Riskirekisteri tulee näin käsitellyksi säännöllisesti ja muutamaan kertaan eri kokoonpanolla. Näin olemme saaneet riittävän laajan näkemyksen projektin riskien tilanteesta ja vaadittavista toimenpiteistä. Tarvittavat toimenpiteet on myös saatu toteutettua paremmin aikataulussa.

Riskienhallinnan toteuttaminen, kuten muutkin projektikäytännöt, on aloitettava heti projektin alussa ja käytännöistä on pidettävä kiinni. Riskienhallinnan suunnitelma kuvaa, kuinka projektin riskienhallinta organisoidaan ja kuinka sitä toteutetaan. Suunnitelmassa on määritelty mm. metodologia, roolit ja vastuut, riskien kategorisointi, todennäköisyyden ja vaikutuksen määritelmät, toleranssit ja seurannan käytännöt. Riskienhallinnan suunnitelma ei kuvaa tai ota kantaa yksittäisiin projektin riskeihin, vaan ne on listattu projektin riskirekisterissä. Rekisterissä on riskeistä määritelty vähintään jokaisen riskin kuvaus, todennäköisyys, vaikutus, vakavuus ja riskin arvo (€) sekä määritelty riskienhallintatoimenpiteet ja vastuut.

Ja sitten on ne positiiviset projektin riskit, joilla voi olla suuri positiivinen merkitys ja vaikutus – ei vain projektille vaan myös organisaatiolle laajemmin. Näiden riskien toteutuminen on projektissa varmistettava, koska nekin jäävät usein liian vähälle huomiolle vain sen takia, että ne ovat riskejä.

Uuden vuoden lupauksena pitää aina haastaa itseään parantamaan omia juurtuneita toimintatapoja. Voisiko riskienhallinta olla osa-alue, jolla teet parannusta? Mitkä muutokset ja toimintatavat parantaisivat riskienhallintaa omissa projekteissasi?

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.